대통령 보고서 : 청와대 비서실의 보고서 작성법 (노무현 대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀 저 / 위즈덤 하우스, 2014.07.07)

공공이든 민간이든 본인이 문서를 만들어 상급자에게 뭔가를 '보고'해야 하는 직종에서 근무하는 사람이면 이 책은 그야 말로 필독서다. 우리나라에서 '문서 작성'과 '보고'에 있어 일명 '최고의 브레인'들이 모여 만든 보고서 가이드.

보고의 유형별로 각 보고서에 담길 중점적인 내용, 보고서의 틀(뼈대)과 서식까지 안내주기 때문에 책상 옆에 두고 매뉴얼 처럼 활용할 수 있다. ★ ★ ★ ★ ★

이미지 출처 : kyobobook.co.kr

 

본 도서가 나오게 된 배경이 되었던 '청와대 비서실의 보고서 작성법'도 첨부한다. 청와대에서 행해졌던 보고 체계와 업무 방식에 대한 개선 의지가 담겨있다.

 

청와대 비서실의 보고서 작성법 원본.pdf

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청와대 비서실의 보고서 작성법 요약본 1.pdf

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청와대 비서실의 보고서 작성법 요약본 2.pdf

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청와대보고서_작성법_보고서품질향상방안_보고서작성매뉴얼_대통령비서실BH.ppt

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1-1장. 보고서 작성의 현실과 실제 

1-2장. 보고서 작성의 4가지 문제점

어떤 보고서가 문제 있는 보고서인지 실제 사례를 통해 4가지로 간추려 보았다.
하나, 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다.
둘, 내용이 장황하고 초점이 없다.
셋, 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생긴다.
넷, 근본적인 문제의식이 안 보인다. (p26)

지금까지 소개한 4가지 문제점을 한 마디로 요약하면 "보고서를 쓸 때 수요자의 입장에서 생각해보고 작성하라"는 것이다. 여기에 오류투성이의 보고서를 피할 수 있는 '핵심 열쇠'가 있다. (p44)

1-3장. 보고서 작성.처리 표준 절차

보고서의 단 구분은 2단(현황과 문제점, 개선방안), 3단(서론, 본론, 결론 / 도입, 전개, 정리) , 4단(기, 승, 전, 결), 5단 이상(개요, 현 실태와 문제분석, 해결방안 검토, 추진전략과 추진계획, 결론과 건의 등)으로 다양하다. (p66)

제목 : 수요자가 제목만 보고도 전체 내용이나 취지, 보고 성격을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. 그런면서도 가능한 20자 이내로 압축해서 표현하는 것이 좋다. (p66)

개요 : 전체 내용을 요약하거나 보고서 작성의 목적, 경위, 또는 배경 등을 간략하게 정리해 두면 좋다. 개황이나 간단한 문제 제기 등을 통해 수요자의 관심을 유발하는 것도 좋은 방법이다. 정책보고서처럼 사안이 복잡하여 결론을 단순하게 요약하기 힘든 경우를 제외하고는 중요 결론을 포함시킨다. (p67)

1-4장. 보고서 전개 방식과 표준서식

본문 : 보고서에서는 두괄식을 주로 사용하고 필요할 때 양괄식을 병행하는 것이 좋다. 특히 문단은 두괄식으로 결론을 기술하고 판단 근거를 부연해서 전개한다. 비중있고 핵심적인 사안을 앞에 서술하여 확실하게 부각시키고 부수적인 내용은 뒤쪽에 배열해야 한다. (p69)

결론 : 내용에 대한 결론을 요약하고 건의사항 등을 제시하는 부분이다. (p70)

1-5장. 칭찬받는 보고서 작성법

1-6장. 보고서 작성을 위한 팁

보고서 작성 A부터 Z까지
C. 지금 쓰고 있는 글의 고객(독자)이 누구인지 잘 생각하라.
D. 준비 과정이 끝났으면 주저없이 쓰기 시작하라.
E. 1차 초안에 있는 내용을 도려내는 것을 두려워하지 마라.
G. 처음에 생각했던 결론을 바꾸는 것을 두려워하지 마라.
H. 보고서의 최종검토 단계에서는 필자의 입장에서 독자의 입장으로 전환하라.
I. 당신의 독자는 바쁘고, 성질이 급하고, (당신의 결론에) 회의적이며, 꼼꼼한 사람이다.
J. 독자의 입장에서 다음 7가지 사항을 재점검하라
 - 당신이 쓴 글을 독자가 두 번 읽지 않아도 이해할 수 있겠는가?
 - 당신의 주장에 독자가 동의할 것 같은가(설득력이 있는가)?
 - 결론이 분명하게 제시되어 있는가?
 - 문단의 선후관계 등 구성에 짜임새가 있는가?
 - 통계수치 등이 정확환가?
 - 각종 오탈자, 맞춤법, 구두점 등을 확인해 보았는가?
 - 보고서의 모양이 깔끔하게 정리되었는가?
L. 한 문장이 절대 3줄을 넘기지 않도록 하라.
M. 고등학생이 알아볼 수 있도록 써라.
T. 문서에 날짜와 페이지를 반드시 표기하라.
V. 보고서 서두에 어떤 이유, 어떤 맥락에서 이 보고서를 작성했는지 밝혀라.
Z. 당신이 건의하는 결론을 분명하게 명시하라. (p98~p99)

2-1장. 보고서의 유형 구분

2-2장. 정책보고서

정책기획보고서는 새로운 정책을 수립하거나 이에 준하는 수준으로 기존 정책을 변경할 경우 작성하는 보거서다. <중략> 조정과제보고서는 '정책을 추진하는 과정'에서 발생하는 갈등이나 이해관계를 조정하고 해법을 강구할 때 작성하는 보고서다. <중략> 정책참고보고서는 수요자의 의사결정을 요구하지 않는다. 대신 수요자에게 정책과 관련된 구상, 기획, 집행 단계에서 아이디어나 문제해결의 실마리를 제공하기 위하여 참고자료로 보고하는 경우에 작성한다. (p107~p114)

정책기획보고서... 이것만은 알고 가자
1. 정책결정권자의 입장에서 알아야할 핵심 사항 중심으로 작성하라. 2. 다양한 관점을 반영하여 분석적, 종합적으로 작성하라. 3. 문제에 대한 근본적 해결방안을 제시하라. 4. 수요자가 조치해야 할 일을 분명하게 기술하라. (p115~p116)

정책기획보고서 작성 방법 : 1. 보고 개요, 2. 현황과 문제점, 3. 정책수단과 대안, 4. 추진계획, 5. 건의와 제안
<중략> 보고 개요에는 보고서의 목적과 필요성, 그리고 추진 경위 등을 담는다. <중략>  '보고의 목적과 필요성'인지, '정책의 목적과 필요성'인지를 구분해야 할 때가 있다. 이는 보거서를 작성하는 사람이 판단하여 처리한다. (p116~p118)

조정과제보고서 작성 방법 : 1. 보고 개요, 2. 현황과 쟁점, 3. 대안분석, 4. 건의와 제안, 5. 향후 계획 (p136)

정책참고보고서 작성 방법 : 1. 보고 개요, 2. 현황과 문제점, 3. 기타 시사점 점검 (p142)

2-3장. 상황.정보 보고서

상황.정보보고서는 일반적으로 '특정 사안에 대한 구체적인 사실관계나 현황, 또는 이를 체계적으로 분석한 정보를 담음 보고서'라고 말할 수 있다. (p146)

상황.정보고고서... 이것만은 알고 가자
1. 상황.정보보고서는 '신속, 정확, 갈결'이 생명이다. 2. 논리적인 결론을 먼저 내리고, 경제적인 어휘 표현으로 핵심만 설명하라. (p148)

상황.정보보고서 작성 방법 : 1. 제목, 2. 도입문, 3. 본문, 4. 결론
<중략> 제목만 보고도 전체 내용을 한눈에 알 수 있도록 핵심 사항을 압축하여 작성한다. <중략> 지나치게 포괄적인 '~동향, ~현황, ~개요' 등의 용어 사용을 지양한다. <중략> 제목의 끝에는 '동작성 단어'가 오는 것이 좋다. 한눈에 띌 수 있도록 끝 단어는 띄어쓴다. <중략> 본문 작성 시에도 중요한 사안을 가급적 앞에 배열하고 중요하지 않은 사안은 뒤쪽에 기술할 경우에는 '특히', '더구나' 등 부사를 써서 관심을 유도한다. (p151~p153)

2-4장. 회의 보고서

회의 종류는 크게 정보를 공유하기 위한 회의, 안건에 대한 의견수렴 회의, 의사결정을 위한 회의 등으로 구분할 수 있다. <중략> 회의 결과보고서는 단순히 '회의 결과를 보고'하는 것이 아니다. 역사적 사실로서의 정책결정 과정을 기록으로 남긴다는 측면에서도 중요한 의미가 있다. (p158)

회의자료보고서 작성의 팁 : 1. 참석자들이 회의를 개최한 목적과 취지를 알 수 있도록 회의를 통해 얻고자 하는 효과를 분명하게 적시한다. 2. 자료가 산만해지지 않도록 분문과 참고자료로 적절히 구분해서 작성한다. 3. 다양한 배경을 가진 참석자들이 이해할 수 있도록 균형을 이룬 시각에서 평이한 용어를 사용하여 알기 쉽게 작성한다. (p159)

회의결과보고서 작성의 팁 : 회의 참석자들 간에 논의된 결과를 명확히 정리하여 이를 공유하거나 회의에 참석하지 않은 사람들에게 회의 결과를 알려주기 위해 작성한다. <중략> 회의에 참석하지 않은 사람이 발언록이나 녹음을 통하지 않고도 회의의 전체적인 분위기와 논쟁의 요지, 결론 등을 쉽게 파악할 수 있도록 작성한다. (p160)

회의자료보고서 작성 방법
1. 정보공유 회의자료 : 정보공유 목적(배경), 전달하려는 내용, 향후 활용방안, 보안유지방안 등이 포함되어 있어야 한다.
2. 의견수렴 회의자료 : 참고자료나 목록을 제공하되 <중략> 현재까지의 논의 현황, 쟁점사항, 쟁점별 논거 등을 회의 참석자들이 쉽게 알 수 있도록 작성한다.
3. 의사결정 회의자료 : 결정대상이 되는 쟁점사항과 논거를 분명히 한다. 또한 쟁점사항에 대해 논의하고 조율해 온 상세한 경위와 관련 기관, 단체 등의 다양한 입장을 담을 필요가 있다. 결정 이후 추진계획과 예상되는 문제점도 같이 소개한다. (p161~p162) 

2-5장. 행사 보고서

행사보고서는 행사 전체에 대한 윤곽을 행사주재자(수요자)가 이해할 수 있도록 해야 한다. 행사의 주제와 분위기를 파악할 수 있도록 하는 것이 필수다. <중략> 특히, 행사장에서 행사주재자가 어떻게 해주었으면 하는지를 명확히 제시해야 한다. 누구를 격려하면 조을지, 토론은 어떤 방향으로 이글어가야 할지 등을 구체적으로 요청한다. (p170)

행사기획보고서는 행상의 실행 여부를 결정하기 위한 목적으로 보고하는 것이기 때문에 구체적인 내용보다는 추진 방향 위주로 간략하게 작성한다. (p173)

행사진행보고서는 행사에 참석하기 전에 행사주재자가 필요로 하는 정보를 제공하는 중요한 보고서다. <중략> 본 보고서인 '행사 개요와 말씀자료'와 붙임자료인 '참고자료'로 구성된다. <중략> 제목은 통상 '~ 행사 개요와 말씀참고자료'로 붙인다. (p173)

'말씀자료'란 행사장에서 행사주관자가 발언을 통해 전달하려는 메시지를 말한다. 과거에는 행사주관자가 그대로 보고 읽을 수 있도록 대사체 형식으로 작성하는 것이 관행이었으나, 근래 들어 핵심 내용 위주로 간결하게 작성하는 추세다. <중략> 읽는 사람의 융통성을 제약하는 면이 있어서 창의력 있게 연설을 하는 경우에는 부적합하다. (p180)

'말씀자료'의 구성 요소는 행사의 의미, 격려와 감사 표시, 전달 메시지 <중략> 회의 행사의 경우에는 말씀자료 앞부분에 회의자료에 대한 검토의견을 추가한다. (p181)

'접견'은 공식적으로 사람을 만나는 것이다. 각종 임명장 수여식 후 접견, 외교사절 접견 등 다양한 형태가 있다. <중략> 접견 시 '행사 개요'는 예방자를 중심으로 작성하는 것이 특징이다. 참석자의 경우 예방자를 중심으로 작성하고, '일정'도 예방자의 다른 주요 일정을 기록한다. 접견행사의 '말씀자료'는 상대방이 제기할 관심사항과 우리 측이 제기할 관심사항을 중심 내용을 정리한다. 화제로 삼을 만한 사항을 발굴하는 것도 중요하다. 예컨대 이전에 방문한 경험이 있는지 여부, 이곳을 방문한 목적, 방문자의 경우 일정 중 특이사항, 최근 활동상에 대한 문의 등이 있다. (p198)

3-1장. 대통령비서실 업무체계 - 국정운영시스템이 정착되기까지

3-2장. 보고서 현장 스케치 - 현장을 뛰는 행정관들의 이야기